• Empresa: Ascensores Serki
• Localização: Alicante, Espanha
• Indústria: Indústria de elevadores
• Principais Aplicações Implementadas: Vendas, CRM, Faturação, Website, Contabilidade, Projetos, Inventário, Fabrico, Compras, Folhas de Ponto, Ausências, Assinaturas, Subscrição, Manutenção, Documentos e Serviços no terreno;
• Tamanho da empresa: 50+
• Número de utilizadores: 50

Fundada em 2005, a Ascensores Serki é uma empresa familiar especializada na instalação e manutenção de elevadores multimarcas. Após 15 anos de atividade, é líder de mercado na província de Alicante, devido às 3 áreas de atuação: segurança, eficiência e digitalização.

A Ascensores Serki oferece aos seus clientes a mais recente tecnologia para monitorização e manutenção de elevadores, a fim de minimizar avarias e interrupções de serviço. A sua equipa de profissionais realiza também projetos de instalação e montagem à medida de edifícios habitacionais sem elevador, novas construções e substituição de elevadores. Contam também com uma equipa técnica especializada em manutenção preventiva e corretiva de elevadores.

A Serki precisava de uma nova solução de negócios para atualizar os seus processos tendo em conta os últimos desenvolvimentos digitais. A solução de ERP da empresa estava desatualizada e precisava de um software adequado ao seu negócio atual e aos processos do dia-a-dia de toda a equipa.

A oferta atual está cada vez mais obsoleta e, embora atenda às necessidades básicas, costuma estar completamente desatualizada e/ou não permite a integração de outras funções essenciais.

Após extensa pesquisa sobre as soluções de ERP disponíveis no mercado, a Odoo foi escolhida para ser a ferramenta de gestão empresarial que a Serki necessitava. A principal vantagem que a empresa encontrou no Odoo em comparação com outras soluções de software é que o Odoo pode ser completamente adaptado às necessidades da empresa. Desempenha todas as funções e responde às necessidades e exigências do setor ao qual a empresa pertence. O software também continua a evoluir e com atualizações anuais, o que significa que o risco de usar um software desatualizado é muito baixo.

O projeto começou com uma análise da situação da empresa para identificar todos os processos críticos a ter em conta no desenho da solução. Foi então dividido em três fases:

• Fase 1: Mudança de solução. O software antigo foi substituído pelo Odoo, e o número de funções foi reduzido a ações essenciais que a Serki precisava para as operações diárias de uma empresa de elevadores;

• Fase 2: implementação de melhorias. Nesta fase, as funções ad hoc que a Serki precisa foram definidas após serem analisadas no início do projeto e utilizadas para desenhar a solução;

• Fase 3: a busca pela otimização. Durante esta fase, o objetivo passou por alcançar uma solução robusta que aproveite todo o potencial do Odoo.

O processo de implementação do Odoo até agora está a progredir de forma positiva. A fase 1 foi concluída e atualmente com o parceiro de implementação, Process Control, a implementação da fase 2 e a análise da fase 3 estão em fase de conslusão. Embora o Odoo ainda esteja em desenvolvimento dentro da empresa, o Ascensores Serki já conseguiu melhorar a produtividade em todos os departamentos de trabalho.

A Serki não está apenas a colher os benefícios da principal vantagem do Odoo: controlo sobre todas as áreas de trabalho numa única plataforma; mas também estão aptos a desempenhar as funções de uma empresa que opera na indústria de elevadores, com soluções Odoo adaptadas à realidade do negócio. Exemplos disso são a manutenção de elevadores, a monitorização em tempo real das atividades de manutenção e o rastreamento do tempo dedicado a cada elevador ou associação de proprietários para analisar a rentabilidade.

Para além disso, a Serki agora tem acesso a funcionalidades úteis, como rastreamento completo do cliente, desde o contato inicial com o cliente até a garantia do contrato. Dispõem ainda de faturação digital automatizada, gestão documental e assinatura digital de contratos, e acesso e monitorização do horário de trabalho dos colaboradores com os seus dados de entrada e saída.

Melhor comunicação com clientes e fornecedores

Antes do Odoo, a Ascensores Serki tinha dificuldade em aceder a informações sobre determinados clientes/fornecedores pelo facto de não se encontrarem no ERP, mas espalhados por diferentes plataformas, por exemplo, e-mail, OneDrive, papel, etc. O Odoo agora permite aglomerar todas as áreas da empresa e ter todas as informações num só lugar. Agora é possível aceder a todos os dados de forma rápida e fácil, incluindo histórico de dados de clientes e fornecedores.

Digitalização de todos os documentos

Parte do trabalho diário da empresa é conquistar novos clientes e garantir a manutenção de elevadores que não foram instalados pela Serki. Para isso, é imprescindível que a equipa de vendas tenha acesso rápido aos contratos. Com o Odoo, a gestão de documentos agora é feita de forma digital, o que permite uma melhor gestão de pedidos dos clientes.

Acompanhamento eficaz do cliente

Ferramentas como o Excel tornaram-se obsoletas para rastrear atuais e potenciais clientes. Atualizar os arquivos manualmente era uma tarefa entediante, demorada e passível de erros para Serki. Com o Odoo, todas as informações estão num só lugar e podem ser acedidas em tempo real. As informações não são perdidas e é possível verificar o histórico de dados e criar painéis personalizados de forma rápida e fácil.

Sobre o Controlo de Processo

Foram identificadas as suas necessidades, para lhes oferecer a melhor solução tecnológica. Uma empresa não deve aceitar processos ineficientes. É por isso que o Odoo responde a todas as áreas de que a empresa pode precisar, como realocação na nuvem, todos os tipos de soluções de negócios ou consultoria em TI. E você? Está pronto para otimizar o seu negócio?