Saiba como o software Odoo pode apoiar a qualidade de gestão ISO 9001?
A ISO 9001 é a única norma que pode ser certificada. Mas a certificação diz respeito à empresa e aos seus processos de gestão de qualidade, não às ferramentas ou software que utilizam. Ainda assim, o Odoo pode ser uma ótima ferramenta para implementar os seus processos de gestão de qualidade.
Esta norma baseia-se em vários Princípios de Gestão da Qualidade (PGQ), incluindo um forte foco no cliente, motivação e implicação da administração, abordagem de processos e melhoria contínua. A utilização da ISO 9001 ajuda a garantir que os clientes obtenham produtos e serviços consistentes e de qualidade, o que, por sua vez, traz imensos benefícios comerciais.
ISO 9001: Princípio de Gestão da Qualidade 1 | Foco no Cliente
O sucesso sustentável é alcançado quando uma organização atrai e retém a confiança dos clientes e outras partes interessadas. Cada aspecto da interação com o cliente oferece uma oportunidade de criar mais valor para o cliente.
O Odoo fornecerá as ferramentas para o ajudar a responder às necessidades atuais e futuras dos clientes. Mais especificamente, recomendamos o seguinte:
Utilize a aplicação de helpdesk para abrir um canal de comunicação com os seus clientes e, eventualmente, a aplicação de Chat ao vivo para interagir com os potenciais clientes;
Aproveite o recurso de avaliações do cliente para aferir a satisfação, que pode interligar ao seu gestor de projetos na conclusão de tarefas (empresas de serviços), no fecho de um ticket de helpdesk (pós-venda) ou num pedido de entrega (satisfação de bens físicos );
Utilize a aplicação de serviço para um serviço pós-venda eficiente. O principal recurso desta aplicação para apoiar os princípios da ISO 9001 é a ficha técnica; Com isto pode estruturar os seus serviços de acordo com os pedidos dos clientes;
Utilize o recurso de classificação do cliente para fazer melhorias contínuas integrando falhas em novas verificações na ficha técnica.
A rastreabilidade de cada interação com um cliente ajudará a comunicar as necessidades e expectativas do cliente em toda a empresa.
Princípio de Gestão da Qualidade 2 | Liderança
A criação de um propósito, alinhamento da direção a seguir e a interação entre as pessoas permitem que uma organização alinhe as suas estratégias, políticas, processos e recursos para atingir os seus objetivos. A maioria dos princípios de liderança da ISO 9001 são apoiados por pessoas e os seus comportamentos.
Para apoiar os líderes nas suas decisões, o Odoo fornece relatórios e painéis sobre todos os processos relacionados com os clientes e a qualidade. Desta forma, os seus líderes podem tomar decisões com base em estatísticas transparentes e comunicar as suas decisões com medidas factuais.
Princípio de Gestão da Qualidade 3 | Interação entre pessoas
A nossa recomendação para atingir o compromisso e comunicar os objetivos é integrar esses objetivos no processo de avaliação. Veja como o Odoo pode ajudar:
O empoderamento dos funcionários começa com uma comunicação eficiente. Um chat pode ser incorporado em cada aplicação e faz com que os funcionários de diferentes serviços/departamentos trabalhem juntos de forma eficiente.
A avaliação Odoo funciona para uma avaliação de 360 graus. Ajuda os líderes a dar feedback construtivo aos seus colaboradores diretos, bem como; os funcionários expressam as suas necessidades e sentimentos ao seu supervisor.
Princípio de Gestão da Qualidade 4 | Interação entre pessoas
Resultados consistentes e previsíveis são alcançados quando as atividades são compreendidas e geridas como processos inter-relacionados que funcionam como um software coerente. É aqui que o Odoo se destaca no apoio.
As aplicações do Odoo são processos inter-relacionados. Todas as etapas dos processos rastreados no chat ajudam a perceber os resultados, o que permite que uma organização otimize o sistema e o seu desempenho.
Para personalizar o seu processo com eficiência de acordo com as necessidades da sua organização ou dos clientes, pode utilizar a aplicação Odoo Studio.
Esta é uma lista não exaustiva de áreas onde os processos Odoo podem ajudar para além dos processos normais de CRM-Vendas-Fatura, Orçamento-Compra-Fatura:
Empresa fabricante:
Graças à definição de pontos de controlo de qualidade em operações específicas, a aplicação de Qualidade ajuda-o a garantir que os produtos entregues pelo seu fornecedor, bem como os seus produtos, respeitam os requisitos predefinidos. Com base nos resultados das verificações de qualidade, os processos de fornecimento e fabricação são retrabalháveis e melhorados para responder a esses requisitos.
Ao implementar tablets no chão de fábrica, dá acesso direto às instruções de trabalho graças à aplicação de Produção, garantindo que o colaborador sabe o quê e como fazer o seu trabalho. Neste processo, o responsável superior irá receber feedback direto se acontecer algo de errado.
Empresa de serviços:
Defina as diferentes tarefas que devem ser executadas, agende-as a tempo e planeie os seus recursos nas várias tarefas com a aplicação Planeamento. Caso queira acompanhar o custo do projeto, os seus funcionários podem registar as folhas de horas para que seja possível ter acesso rápido a todos os centros de custo.
Recrutamento:
Desde o anúncio de emprego no seu website até a integração de novos funcionários, incluindo o rastreamento das entrevistas do candidato, o Odoo torna tudo fácil, consistente e atrativo.
Princípio de Gestão da Qualidade 5 | Melhorias
A melhoria é essencial para uma organização manter os níveis atuais de desempenho, reagir às mudanças nas suas organizações internas e externas e criar novas oportunidades.
Nas empresas que desenvolvem produtos físicos, recomendamos a utilização do Odoo PLM (aplicação de gestão do ciclo de vida do produto) para planear, projetar, desenvolver e melhorar os seus produtos. Crie e rastreie os seus pedidos de alteração de engenharia (ECOs) para obter uma visualização mais precisa e eficaz das suas melhorias de produção.
Princípio de Gestão da Qualidade 6 | Tomada de decisão baseada em factos
A tomada de decisão pode ser um processo complicado e envolve sempre alguma incerteza. Muitas vezes inclui vários tipos e fontes de informação, bem como a sua interpretação que pode ser subjetiva. É importante perceber as relações de causa e efeito e as possíveis consequências não intencionais.
Factos, evidências e análise de dados levam a uma maior objetividade e confiança na tomada de decisões. É assim que geralmente funciona:
Os utilizadores do Odoo verificam o seu painel periodicamente para obter uma visão geral rápida.
Quando descobrem um padrão fora do comum, podem detalhar um gráfico ou um relatório de tabela dinâmica e fatiar qualquer dimensão para encontrar uma causa raiz.
A partir desse relatório, podem clicar em qualquer célula para obter todos os documentos que impactaram esses KPIs.
A partir de cada documento, há total rastreabilidade de cada etapa do processo para identificar o que aconteceu com ele. Ainda tem a comunicação com o cliente agregada a cada etapa do processo!
Assim, os gestores conseguem apoiar as suas decisões com fatos e dados precisos.
Princípio de Gestão da Qualidade 7 | Gestão das relações
Clientes, fornecedores e funcionários influenciam o desempenho de uma organização.
É mais provável alcançar o sucesso sustentado quando a organização gere as relações com todas as partes interessadas para otimizar o seu impacto no seu desempenho. A gestão do relacionamento com as suas redes de fornecedores e parceiros é de particular importância.
Como resultado, a aplicação Odoo Compras permite acompanhar os KPIs de cada fornecedor e acompanha todas as interações que houveram com esse fornecedor. A comunicação torna-se mais simples, pois as discussões acontecem diretamente na "ficha" da respectiva solicitação de cotação ou pedido de compra.
Para trocar informações com os subcontratados de forma eficiente, a aplicação Documentos e o portal permitem partilhar todos os documentos relacionados entre os produtos e os fornecedores, como planos, controlo de qualidade a executar, lista de materiais, etc.
Para medir a implementação das alterações acordadas no processo de qualidade, pode sempre utilizar a aplicação de Qualidade para definir os pontos de controlo na receção das peças.