Otimize os seus processos com o Odoo
Como uma empresa de marca de roupas escalou o seu negócio com o software Odoo

 

Veja como pode escalar e otimizar os seus projetos com o software Odoo

Como é que eu e um amigo designer conseguimos fazer crescer uma empresa de impressão de roupa com o Software Odoo?

Eu comecei o meu negócio há alguns anos com um amigo designer, resultou, tivemos rapidamente alguns clientes, mas achamos muito difícil escalar e para isso, contratamos algumas pessoas. Ainda assim, as coisas começaram a ficar complicadas, os pedidos eram transviados sem sabermos o porquê, tínhamos clientes insatisfeitos a ligar porque os seus pedidos estavam a demorar mais do que o esperado. Basicamente esta não era a forma como queríamos fazer negócios.

Percebemos que todos os nossos problemas eram devido aos nossos vários processos e falta de comunicação adequada entre os funcionários. Um dos nossos representantes de vendas pode fazer o pedido, mas esquece-se de enviar as informações para o designer, o designer pode não fazer passar as informações para a impressora … não estava a funcionar. Quando éramos só os dois, utilizávamos ficheiros em Excel para tudo, os assuntos eram apenas falados e não documentados, etc. Agora, com mais pessoas, estes problemas estavam-se a tornar muito mais significativos e estavam a ameaçar a empresa à medida que crescíamos. Precisávamos de algo novo. Precisávamos de uma solução integrada onde tudo estivesse no mesmo lugar, e também precisávamos de automatizar algumas ações.

Após algumas pesquisas, percebemos que o Odoo poderia responder a todos os nossos problemas. Resolvi pedir uma demonstração e posteriormente avançar para a implementação do software Odoo.

A maior parte do nosso negócio vem de clientes B2B; temos 15 funcionários entre vendas, marketing e impressão das roupas.

Não mantemos stock, pois imprimimos todos os nossos produtos sob pedido. abaixo podem ver um gráfico rápido da forma como trabalhamos.

otimizar processos com Odoo - criação de leads

Agora vamos avançar para a implementação do Odoo!

Gestão de Leads

O nosso primeiro passo foi simplificar a nossa aquisição de leads. A maioria das nossas leads vinham do nosso website antigo, desta forma decidimos criar um novo website em Odoo, adicionando as informações relevantes e modificando com os blocos de construção "Drag&Drop" para responder às nossas necessidades , levamos apenas cerca de uma hora para obtê-lo exatamente como queríamos.

O formulário de contato já está instalado em todos os websites Odoo e está configurado para criar uma oportunidade no CRM para quem tiver o aplicativo instalado. É possivel facilmente modificar isso no website clicando em “Personalizar” quando estiver no formulário de contato.

Agora, cada vez que alguém entra em contato conosco, obtemos um lead automaticamente no nosso CRM
Outra coisa que era importante para nós era poder priorizar tarefas. Agora podemos faze-lo através das estrelas em cada lead.

E por último, em relação aos leads, queríamos poder agendar tarefas diferentes dependendo do estágio ou do que aconteceu antes. Podemos automatizar todas estas atividades na nossa configuração de CRM em tipos de atividade.


No entanto, é sempre possível avançarmos algo na própria oportunidade.

Na fase de gestão de leads o processo foi muito fácil, temos o sistema implementado exatamente como queríamos.

Vender os nossos produtos

Em primeiro lugar, criamos a nossa linha de produtos na aplicação de vendas. 90% do nosso negócio é vender roupas com impressão, temos uma variedade de produtos, desde camisas, mochilas, casacos e até meias e roupa interior, tudo o que a pessoa veste, nós podemos imprimir. Obviamente, oferecemos estes produtos numa variedade de tamanhos e cores. Desta forma, nós inserimo-los e o Odoo criou automaticamente as variantes do produto.


Outra coisa que necessitamos de ter acesso é o que o cliente pretende imprimir. Nós comunicávamos diretamente por e-mail ou telefone, mas queríamos automatizar este processo através de nosso eCommerce. Sendo assim, vamos "saltar" para o nosso eCommerce e ver o que fizemos.

Agora temos o nossos produtos no nosso eCommerce, mas ainda falta algo, temos as variantes de produtos que nos dizem onde querem o logotipo. Ainda assim, precisamos que eles nos forneçam esse logotipo e tenham a capacidade de nos fornecer alguns detalhes. Para resolver essa necessidade personalizamos o processo de pedido, adicionando alguns campos como uma etapa extra ao checkout. Os nossos clientes agora podem-nos fornecer essa informação vital. Basta usar o botão de personalização no carrinho e adicionar alguns campos personalizados. Agora, todos os que comprarem um dos nossos produtos personalizados têm de fazer o upload de seu logotipo para impressão.


Agora, onde é que isto nos leva? Temos uma cotação cada vez que alguém compra no eCommerce com todas as informações necessárias no chat.

otimizar processos com Odoo - chat no módulo de ecommerce

Produção dos pedido através dos projetos

Tudo o que resta é produzir o produto. Como eu disse, não mantemos stock, e para não lidar com um processo de fabricação complicado, escolhemos algo um pouco diferente para gerir o nosso ciclo de produção, utilizamos a aplicação projeto.

A aplicação adapta-se completamente às nossas necessidades e é fácil para todos os envolvidos entenderem. Um bónus? Cada vez que confirmamos um pedido de venda com um dos nossos produtos personalizados, seja do nosso e-commerce ou de um lead, recebemos uma nova tarefa no nosso projeto.

Para fazer isto, basta adicionar algumas configurações de alteração no nosso produto, para que ele crie uma tarefa no nosso projeto de branding.

Feito isto, fica tudo automatizado novamente.

Vamos olhar para o projeto que criámos. Começamos por criar um projeto de roupas com logotipo, adicionamos as colunas relevantes para nós, Order, Framing, Production, Packing & Delivered.

otimizar processos com Odoo - estrutura do projeto

Assim fica muito fácil sabermos em que fase está cada cotação que temos. Com o timesheet ativado nas configurações da aplicação do projeto, podemos acompanhar quanto tempo cada um gasta em cada tarefa.

Cada vez que confirmamos um pedido, uma nova tarefa é criada e podemos trabalhar nela.

Mas espere... ainda temos de comprar o produto. Não podemos automatizar este processo?

Automatizar a compra do produto em bruto

Nos nossos produtos, selecionamos algumas configurações, para reordenar o produto cada vez que temos um pedido e adicionamos alguns fornecedores que nos vendem estes produtos em bruto.

otimizar processos com Odoo - compras automáticas em fornecedores

Agora, cada vez que temos um pedido de venda confirmado, um pedido de compra é criado.

otimizar processos com Odoo - pedido de encomenda ao fornecedor

E tudo isto vai para a nossa contabilidade, tornando o processo muito mais fácil para a nossa contabilidade fazer o seu trabalho!

E é isso!

Como pode ver, todo o processo de implementação foi bastante fácil e temos tudo a funcionar perfeitamente para responder às nossas necessidades.

Agora todos os colaboradores estão atualizados em tempo real e podemo comunicar facilmente uns com os outros.

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