Como o Odoo otimizou a gestão interna e externa da Screens R Us
- Empresa: Screens R Us
- Aplicações Odoo: Website, Funcionários, Serviço de campo, Folha de horas, Compras, Fabrico, Inventário, Projetos, Contabilidade, Vendas, Faturação, Notas, CRM, Contactos, Calendário.
A Screens R Us é um fabricante e prestador de serviços especializado na instalação e manutenção de projeto de portas e tela de segurança personalizadas.
Antes da transformação digital com o Odoo
Em 2021, chegou à Screens R Us uma nova gestão que estava ansiosa para digitalizar todos os processos baseados em papel que impediam a eficiência das equipas de vendas e fabricação.
Sem o suporte de ferramentas profissionais de gestão de negócios, a Screens R Us fazia marcações de visitas através de chamadas telefónicas enquanto inseria as credenciais dos clientes em formulários de papel antes de os digitalizar em documentos on-line.
Se estivessem no local, os comerciais teriam que desenhar e registar todos os detalhes do produto, incluindo tamanho, material e localização das portas numa folha de trabalho e digitalizá-la para compartilhar as informações com as equipas nos escritórios e armazéns. Como era de prevêr, a dependência de registos em papel levou a erros manuais, como falhas de stock, que necessitava de visibilidade e atualizações em tempo real.
Depois de explorar várias ferramentas, a administração decidiu otimizar os seus processos com o Odoo pelo facto de haver a possibilidade de gerir a empresa com uma visão 360º de forma integrada - Projetos, CRM, Website, Funcionários e Contabilidade e Finanças da empresa, ao mesmo tempo que melhoraram os processos de fabricação e gestão de stock.
Uma melhor experiência para o funcionário e para o cliente
A Screens R Us procurava a digitalização e a centralização de dados para gerir todos os aspetos do negócio com uma interface intuitiva e visualmente apelativa e simplificada.
Com as aplicações de Website, CRM e Projetos integrados, todas as informações do cliente são partilhadas entre os módulos assim que uma visita seja agendada, reduzindo todo o esforço manual e o tempo gasto na entrada de dados.
O Odoo permitiu à equipa de vendas uma melhoria significativa no seu trabalho diário. Isto deve-se ao desenvolvimento personalizado do Odoo para integração com o Google Maps na aplicação de Field Service (Aplicação do Odoo para serviço de campo).
Depois de ser agendada uma visita através do website, os comerciais conseguem localizar a localização da lead com precisão e marcar as suas visitas de acordo com as localizações e as disponibilidades no calendário - isto não teria sido possível sem a integração do Odoo Field Service, Website, CRM e Calendário.
Uma captura de ecrã da aplicação de Field Service (Seviço de campo) da Screens R Us com validação de ruas do Google Maps.
“A localização é importante para nós. Sempre que possível, otimizamos a programação dos técnicos e comerciais para que as reservas em determinados locais sejam agrupadas.”
John Cole • Managing Director at Screens R Us
Neste momento os funcionários no local utilizam o módulo de fabrico do Odoo para recolher dimensões, características e pormenores de instalação, com a função de caixa de desenho personalizada mantendo um registo de todos os desenhos ou marcações adicionais para que a equipa de fabricação consiga ter um acesso facilitado a todos os dados do projeto.
Esta atualização contribui não apenas para reduzir o desperdício de papel, mas também para a precisão e otimização na prestação dos serviços. Todas as folhas com formulários em papel com possíveis erros manuais foram traduzidas para dados centralizados e colocados online.
Para além disto, as atualizações em tempo real entre todas as aplicações do Odoo também ajudam a Screens R Us a ter uma visão completa de todas as atividades da empresa de uma forma integrada e com atualização em tempo real. Por exemplo, torna-se possível organizar o stock com uma visão geral clara na aplicação de Inventário que evita o excesso ou rotura de stock.
Desta forma, a experiência do cliente também é otimizada. Por exemplo, em vez de vários orçamentos, os clientes da Screens R Us agora recebem um orçamento com uma variedade de itens recomendados pela equipa. O cliente pode selecionar as opções que desejam e confirmar o carrinho de compras para criar um pedido através do portal do cliente. Novamente, graças à integração entre módulos, todas as credenciais do cliente e informações relacionadas registadas pela equipa no local são automatizadas e transferidas para o pipeline de fabricação.
Com os olhos postos no futuro
O Odoo ajudou a Screens R Us a garantir uma melhor resposta ao cliente e, ao mesmo tempo, melhorar a jornada e a eficiência dos funcionários com um fluxo de trabalho simplificado que os posiciona para o sucesso contínuo e a inovação no mercado de segurança doméstica.