Empresa que vende máquina para moldes de injeção utiliza o software Odoo para gerir o seu negócio
Visão geral da Top Teh e o software Odoo
A Top Teh é um fornecedor de equipamentos de moldes por injeção de plástico. Após um período de rápido crescimento da empresa, o software ERP anterior deixou de ser funcional. A empresa necessitava de um software totalmente operacional e integrado que ajudasse e acompanhasse o seu crescimento. A trabalhar em colaboração com o parceiro de implementação Hermes, a solução Odoo da Top Teh foi implementada num período de 3 meses. Graças ao Odoo, a Top Teh agora tem todas as suas informações disponíveis num único software.
Principais desafios e requisitos
Além de equipamentos de qualidade, a Top Teh oferece aos seus clientes suporte profissional e participam em todas as fases do planeamento e instalação de máquinas e linhas de produção. Trabalham com 14 fornecedores, a maioria dos quais vem da UE. A Top Teh tem a sua sede na Eslovênia, uma subsidiária na Sérvia e planeia expandir-se para a Croácia.
O principal foco da Top Teh é a venda e fornecimento de equipamentos e layouts de produção de qualidade para os clientes. O rápido desenvolvimento da empresa exigiu mais trabalho operacional, que não era mais compatível com o ERP que eles utilizavam anteriormente. Os entraves começaram a surgir, pois levavam muito tempo a pesquisar dados, verificar reclamações, pedidos e monitorizar as atividades de pós-venda. A mudança no software ERP tornou-se necessária, a empresa tinha a necessidade de melhorar o suporte para todo o ciclo de negócios; da compra à monitorização de stock, atividades de vendas e pós-venda e, em particular, manutenção de dispositivos.
"Estávamos a escrever as tarefas de trabalho em papel e guardávamos em dossiers, o que significa que nada era digitalizado. Em caso de enganos ou reclamações, tínhamos de passar por vários arquivos para encontrar as informações corretas. O que significava que os clientes ficavam à espera de uma resposta por um longo período de tempo." - Nataša Černe, gestora de operações da Top Teh
Para além disto, a empresa estava a expandir-se internacionalmente e, portanto, era necessária uma maior ação coordenada. A Top Teh enfrentou desafios na coordenação e comparação de dados de negócios na Eslovênia e na Sérvia. Isto porque os dois ramos de negócios utilizavam softwares diferentes que não permitiam gerar de forma rápida os relatórios ou a elaboração de balanços consolidados.
Solução e resultados
Quando uma empresa decide mudar o seu software ERP, normalmente passa por um processo de pesquisa e comparação com o que existe atualmente no mercado. No entanto, para a Top Teh, não foi o caso. A escolha deles era clara: Odoo. A empresa foi apresentada ao Odoo através de um parceiro de TI externo, que já usava a solução há algum tempo. A
Top Teh ficou entusiasmada com a solução Odoo e foram pesquisar mais informações e entraram em contacto com o parceiro esloveno do Odoo, Hermes.
A implementação de software e de novas soluções e processos de uma empresa já com uma dimensão considerável não é fácil e pode exigir muito mais paciência e tempo do que o inicialmente previsto. Uma grande prioridade para a Top Teh foi perceber os problemas que surgiram para que pudesse informar as suas futuras formas de trabalhar, assim certificaram-se de estar bastante envolvidos em todos os aspetos do processo de implementação.
A introdução do Odoo CRM melhorou a transparência das atividades de vendas. A organização do departamento de vendas é mais transparente, pois o calendário oferece informações sobre a ocupação dos funcionários e lembretes das principais tarefas. Também permite à empresa acompanhar os motivos pelo qual ganharam ou perderam oportunidades de negócios. Dentro de seis meses de utilização do software, a equipa comercial da Top Teh tem significativamente menos trabalho administrativo e pode se dedicar mais aos seus clientes.
Uma das principais atividades da Top Teh é a manutenção dos aparelhos, que deve ser realizada de acordo com as exigências do fabricante em horários específicos. Para gerir esta área de negócio, a Top Teh tinha requisitos específicos que exigiam um módulo customizado. O parceiro de implementação Hermes desenvolveu um novo módulo chamado gestão de dispositivos. Cada dispositivo vendido recebe o seu próprio número exclusivo pelo qual pode ser rastreado. O sistema recebe informações sobre o dispositivo para períodos de garantia, histórico de serviço, datas futuras de serviço obrigatório e outras intervenções que ocorreram no dispositivo. Os clientes também têm acesso a informações sobre os seus equipamentos, o que simplifica ainda mais a comunicação.
Com o Odoo, os funcionários não ficam sobrecarregados com uma quantidade enorme de tarefas não atribuídas. Todos gerem as suas próprias atividades e estão disponíveis para ver ou ajudar os outros funcionários durante a sua ausência. Tudo isto permite uma redistribuição mais igualitária de responsabilidades entre os funcionários. Maior eficiência e trabalho mais rápido também foi outro resultado da solução Odoo da Top Teh. Isto teve influência em clientes e parceiros. Os clientes agora têm acesso direto a dados selecionados através do portal B2B e têm informações sobre o seu histórico de pedidos.
Durante o processo de implementação, a Top Tech apercebeu-se que a sua capacidade de apresentar boas soluções para os clientes depende muito de um bom software interno. Assim, daqui para frente, a empresa decidiu comprometer-se a desenvolver, melhorar e otimizar continuamente os processos de trabalho.
Nos primeiros seis meses após a ativação do Odoo, o impacto da solução na Top Teh foi evidente. A empresa continuará a explorar os outros módulos e recursos que o Odoo oferece. Olhando para o futuro, a empresa espera introduzir a Odoo contabilidade na sua subsidiária na Sérvia. Já não estão a utilizar ativamente este módulo na Eslovênia, mas o objetivo é estabelecer uma contabilidade e um sistema de trabalho uniformes de acordo com a legislação de cada país. Este ano, a Top Teh abrirá uma subsidiária na Croácia. Devido à expansão para novos países, isso permite à Top Teh a oportunidade de começar a utilizar a solução de relatórios de consolidação em Odoo que permite a preparação simples e rápida de balanços consolidados.