Otimize a gestão de ficheiros com a aplicação documentos do Odoo
Em média, 15% das atividades das empresas envolvem a criação, gestão e distribuição de documentos. O colaborador utiliza em média 10.000 folhas de papel por ano. E, como agravante, 45% do papel impresso nos escritórios acaba no lixo no final do dia.
Antes de se tornar uma empresa 100% sem papel, veja como os documentos eram aprovados/assinados na nossa empresa:
A Maria, nossa administrativa, recebeu um documento por e-mail:
A Maria imprimiu o documento;
Foi ao escritório do administrador para solicitar uma assinatura;
Ou interrompeu o administrador para assinar diretamente o documento ou teve que voltar mais tarde;
Voltou para seu escritório e "scaneou" o documento;
De seguida, o documento teve de ser carregado no doftware de gestão de documentos;
Finalmente, a Maria foi procurar o e-mail do cliente e enviar o PDF.
Durante séculos, o papel tem sido a principal fonte de comunicação. Mas, agora, tornou-se mais uma responsabilidade do que uma ajuda. Em suma, perdemos, em média, 33 minutos de trabalho por documento, sem contar o tempo para comprar papel e as impressoras para manter.
Tornar-se uma empresa sem papel não é apenas bom para o meio ambiente, mas também aumenta a eficiência, desperdiça menos recursos e agiliza o processamento de documentos.
Agora, com a aplicação de Documentos do Odoo, a mesma solicitação de assinatura é possível em 2 minutos em média, e no máximo com 5 cliques:
A Maria encaminha o e-mail para a aplicação de documentos;
Arrasta e solta as áreas que devem ser preenchidas pelo gestor e clica em "Enviar";
O gestor pode preencher o documento e assinar com um clique.
O resto é automatizado: o gestor é acompanhado, caso se esqueça de assinar um documento, indexando o PDF final no software de gestão de documentos e o documento será enviado aos solicitantes. O administrador até pode assinar o documento pelo smartphone, o que costuma agilizar o processo em caso de situações urgentes.
Processamento e receção de documentos
A aplicação de Documentos do Odoo possui todas as ferramentas necessárias para processar documentos em massa: gateway de e-mail, ações em massa pré-configuradas, divisor de PDF, visualizações, etc.
Por exemplo, todas as manhãs, podem ser enviados todos os documentos de processamento no software de gestão de documentos do Odoo. É possível fazer upload de documentos manualmente, mas na maioria das vezes usamos é utilizada a gateway de e-mail. Sempre que um e-mail for encaminhado para os endereços de e-mail do gateway, o Odoo criará um documento para cada anexo. Sendo assim, faz sentido que tudo seja enviado nesta plataforma: e-mails com documentos para processar, ou cartas digitalizadas. (scanners modernos permitem enviar os documentos digitalizados por e-mail).
Para definir os novos endereços de e-mail na sua caixa de entrada, utilizamos o menu Configuração > E-mails e links da aplicação de Documentos. Por padrão, dois endereços de e-mail são definidos: [email protected] para a caixa de entrada principal e finanç[email protected] para alguns documentos serem processados pelo departamento de contabilidade e finanças (como faturas de fornecedores). Recomendamos atribuir um endereço de e-mail para cada departamento que lida com documentos recebidos.
A boa notícia é que não há nada técnico para configurar se utilizar o Odoo online! Basta configurar um novo e-mail e ele funciona imediatamente, sem necessidade de configurar um servidor de e-mail.
Organizar as informações nos departamentos
No Odoo, utilizam-se Workspaces para organizar as informações por departamento: administração, finanças, RH, Marketing etc. Em cada workspace, são utilizadas tags para gerir o estado do processo do documento: Caixa de entrada, Processado, Descontinuado. Desta forma, é fácil ver se alguém tem documentos para processar (3 na caixa de entrada do exemplo a seguir).
Ao configurar os workspaces, é necessário definir as funções que têm permissão para enviar documentos por e-mail para a aplicação Workspace. É restrito apenas aos funcionários ou permitimos que os fornecedores enviem faturas diretamente para esse endereço? Para limitar os e-mails recebidos apenas aos funcionários, basta configurar o Workspace no menu Configuration > Workspace. Na guia Direitos de Acesso de um espaço de trabalho, defina o campo Gravar Grupos como "Funcionários".
Ao processar os documentos recebidos, existem dois fluxos possíveis: se os recebemos por e-mail ou pelo correio. Se aceitarmos esses documentos por e-mail, apenas encaminhamos os e-mails para o gateway: [email protected]. Para cartas comuns, o scanner segue configurações para enviar todos os documentos para o mesmo endereço de e-mail. Depois de digitalizar os documentos, serão utilizadas as cartas como papéis de rascunho.
É possível fazer a configuração de ações personalizadas em cada departamento para processar documentos de forma mais rápida: solicitar uma assinatura, converter numa fatura de fornecedor, criar uma tarefa, enviar para outro departamento, solicitar uma validação, etc.
Quando se faz a seleção de um documento, essas ações aparecem no menu direito. Podemos acioná-los num clique e uma ação pode executar várias tarefas com muita eficiência,
Para definir as nossas ações, utilizamos o menu Configuração > Ações na aplicação Documentos. Para cada ação, é necessário definir as condições para as quais a ação está disponível (por exemplo, quando o documento possui a tag Caixa de entrada) e qual a ação a realizar:
Defina metadados no documento, através de tags, workspace, proprietário, contacto;
Crie uma atividade para fazer por alguém, agora ou no futuro;
Preencha o documento e assine diretamente;
Crie uma solicitação de assinatura para outra pessoa;
Use OCR (Optical Character Recognition) e IA (Inteligência Artificial) para criar uma fatura ou recibo;
Crie uma tarefa num projeto específico;
Crie um produto com base em fichas de produtos, etc.
Recomendamos que em cada ação que criar remova a tag "Caixa de entrada" e defina a tag "Concluído". Desta forma, consegue limpar continuamente a sua caixa de entrada utilizando estas ações de um clique.
Também é possível comunicar com outros colegas diretamente no documento clicando no ícone "O". Além das discussões sobre o documento, também podemos criar atividades futuras. Isto pode ser utilizando quando se pede a alguém para validar o documento; Pode-se criar um lembrete no futuro para verificar se foi feito.
Processar centenas de contas de fornecedores de uma uma vez
Se costuma receber um grande número de papéis, recomendamos um scanner que possa digitalizar várias páginas de uma só vez. Pode fazer a digitalização de dezenas de páginas de uma só vez e utilizar a ferramenta de divisão do Odoo para processar documentos em lotes.
Digamos que o seu departamento financeiro tem que processar 50 contas de fornecedores. Eles irão scanear tudo de uma vez, num único pedido. Como o scanner segue configurações para enviar o resultado por e-mail, não há mais nada a fazer do que colocar papéis no rack do scanner.
Na caixa de entrada, existe um único arquivo que contém várias contas. Para processar todas essas contas de uma só vez, é utilizada a ferramenta de divisão, utilizando o ícone de tesoura.
É possível selecionar vários arquivos e usar as ferramentas de divisão em todos eles de uma só vez.
Primeiro, processam-se todas as contas de fornecedores. Comece por clicar no ícone de tesoura entre várias páginas pertencentes à mesma fatura. De seguida, oculte documentos que não sejam faturas de fornecedores para que não sejam processados.
Uma vez feito, utiliza-se uma ação predefinida "Converter para fatura de fornecedor". Desta forma, todas as faturas são processadas automaticamente: os documentos definidos com as etiquetas certas, os formulários de faturas em contabilidade e o algoritmo de Inteligência Artificial do Odoo preencherá todos os campos, com 95% de precisão.
O Odoo abrirá as páginas restantes, as que ocultamos para que possamos processá-las da mesma forma. No último registo, conseguiu-se processar 48 documentos em 12 cliques!
Processar um documento para ser assinado
Para processar documentos para assinar, usamos a aplicação Odoo Sign, que é totalmente integrável com a aplicação Documentos.
Digamos que, na nossa caixa de entrada, existe um contrato para o qual precisamos da assinatura de um gerente. Depois de selecionar o arquivo no navegador de documentos ou na ferramenta de divisão, podemos acionar a ação: "Solicitar uma assinatura".
De seguida, o Odoo abre um interface que nos permite arrastar os campos onde queremos que o gerente preencha os dados. Você pode usar diferentes tipos de campos, como texto, opções riscadas, iniciais ou uma assinatura.
Uma vez feito, basta clicar em 'enviar' e fornecer o endereço de e-mail do gerente. Ele poderá ler o documento, preencher os espaços em branco e assiná-lo. É isso! Nada mais a fazer:
não há necessidade de armazenamento no software de gestão de documentos, é feito automaticamente;
Não há necessidade de lembrar o seu administrador para assinar, o Odoo cria a próxima atividade para o lembrar periodicamente;
Não há necessidade de enviar os documentos assinados aos fornecedores; eles receberão a cópia assinada automaticamente se os colocar em CC.
O fluxo é muito mais rápido do que trabalhar com documentos em papel, pois não há idas e vindas entre as diferentes pessoas. A secretária prepara os documentos e pronto. Nada mais é necessário, pois o Odoo lida com o resto do processo.
Para encontrar desperdício nos seus processos, procure o papel
Vimos como usamos a aplicação de Documentos para processar a caixa de entrada diária. Mas outros processos que devem ser melhorados pois dependem muito de papel. aqui estão alguns exemplos:
Despesas com funcionários: Para rastrear despesas, deve utilizar a aplicação Odoo Expenses. Permite registar uma despesa simplesmente com uma foto das despesas.
Contratos de venda: use assinatura eletrónica ou pagamentos on-line no seu pedido de venda para evitar que os seus clientes assinem manualmente. Se vender através de um contrato complexo, poderá usar a aplicação Odoo Sign e o seu recurso "compartilhar" para ter um modelo reutilizável para cada cliente.
Compras: Para gerir pedidos de compra, você pode usar a aplicação Odoo Purchase.
Processos de fabrico: Utilize o painel de controlo do centro de trabalho com tablets em cada estação de trabalho na sua linha de produção para evitar que os trabalhadores recorram ao papel para folhas de cálculo ou documentos de qualidade.
Na procura de ineficiências nas empresas, os dois aspectos de possíveis melhorias são documentos excel e papéis. Se um processo depende de um desses, há grande possibilidade de o poder melhorar.
Para avaliar as potenciais poupanças ao tornar-se uma empresa sem papel, utilize a ferramenta para avaliação de economia de tempo. Pode preencher um grande número de documentos para processar e terá um resultado da eficiência muito maior.